Система електронного документообігу «Медок»

Система електронного документообігу «Медок» була створена в 2010 році компанією «БЕСТ» - одним з провідних розробників програмного забезпечення для бухгалтерського обліку та управління підприємством. Компанія «БЕСТ» входить до складу широко відомої на українському ринку ІТ-корпорації «Інтелект-Сервіс».
Ідея створення нового програмного комплексу з'явилася у компанії «БЕСТ» у відповідь на побажання понад 150 000 наших улюблених постійних клієнтів, які вже не перший рік користуються перевагами електронної підготовки та здачі звітності, працюючи з програмним комплексом «БЕСТ-ЗВІТ».

І ось в 2010 році компанією була запропонована вдосконалена система електронного документообігу «Медок», яка ще більше спростила життя і професійну діяльність кожного бухгалтера і вже зараз економить час, сили і ресурси своїх користувачів.

Серед тих, хто гідно оцінив нову систему, - ПрАТ «Київстар», НБУ, ТОВ «Хенкель Україна», ВАТ «Державний експортно-імпортний банк України» («Укрексімбанк»).


                                                                                                        Завдання системи «M.E.Doc» :

На сьогоднішній день система «Медок» за своїми функціональними можливостями не має аналогів на ринку України.
«Медок» працює з різними типами електронних документів: звітами, податковими накладними, актами, договорами.У «Медок» вони стають електронними оригіналами паперових документів, завдяки можливості накладання електронного цифрового підпису (ЕЦП).

Відповідно до закону України «Про електронний цифровий підпис» документ, підписаний ЕЦП, яка отримана в акредитованому центрі сертифікації ключів (наприклад, «Україна»), має таку ж юридичну силу, як і його паперовий прототип, скріплений печаткою та власноручними підписами відповідальних осіб .
У «Медок» можна створити, перевірити, роздрукувати і зберегти звіти, податкові накладні в єдиній системі або на будь-якому компактному електронному носії. Після підписання ЕЦП документи можна відправити по електронній пошті в контролюючі органи або контрагентам та отримати звіти про доставку та квитанції про їх обробці.
Все це істотно полегшує, спрощує і прискорює процеси підготовки та здачі звітності, рівно, як і весь процес документообігу всередині і поза компанією в цілому. «Медок» економить час, який марно і безповоротно витрачається у чергах контролюючих органів і на спілкування з держслужбовцями. «Медок» заощаджує ресурси, які «йдуть» на пересилання паперових документів - актів, податкових накладних - контрагентам та на їх подальше зберігання.
Наші дилери забезпечують кожному користувачеві «Медок» високоякісне технічне і консультаційне обслуговування. Кваліфіковані фахівці, що пройшли сертифікацію безпосередньо в компанії - розробника, навчать і проконсультують Вас по роботі з програмою. Також під час виїзду до клієнта або по «гарячій Лінії» консультації вони своєчасно оновлюють «Медок» відповідно до змін у чинному законодавстві.

БЛАНКИ ЗВІТНОСТІ
Система «Медок» надасть Вам доступ до понад 3 000 бланкам звітів встановленого зразка. Компанія-розробник гарантує, що з «Медок» у Вас під рукою завжди будуть найсвіжіші бланки - адже програма передбачає автоматичне оновлення всіх звітних форм.
Заповнити картку підприємства у «Медок» не складе труднощів - більшість даних програма сама завантажить із Інтернет з сайту податкової інспекції або з сертифікатів ЕЦП «Україна» підприємства. А після її заповнення «Медок» в лічені секунди відобразить той комплект бланків, який відповідає системі оподаткування Вашого підприємства. Крім того, в «Медок» передбачена можливість самостійно редагувати запропонований програмою комплект - додавати або видаляти ті чи інші бланки звітів. Таким чином, «Медок» дає можливість працювати з індивідуальним комплектом звітів, який підходить для конкретного підприємства.

                                           Які можливості Ви отримуєте при придбання ліцензійного версії системи «MEDOC»?

РЕЄСТР ЗВІТІВ

«Медок» зберігає створені і відправлені документи в єдиній системі. Модуль «Реєстр звітів» дозволяє з легкістю знайти будь-який документ за датою його подачі/прийняття, а також відстежити терміни здачі кожного звіту. Функція відображення звітів в реєстрі документів по терміну здачі не дасть Вам пропустити дату подання звіту до держорганів.
За допомогою вбудованих в реєстр фільтрів пошуку можна з легкістю відсортувати документи по цікавого Вас статусом («у дорозі», «готові до подачі», «вірні», «прийняті», «не прийняті», «на підпис», «помилкові», «імпортовані») і почати роботу з ними прямо з реєстру.


Імпорт даних з інших ПРОГРАМ

Раніше Ви користувалися іншою бухгалтерською програмою і вирішили перейти на «Медок»?
Жоден створений в іншій програмі документ не загубиться! «Медок» просто і швидко імпортує всі необхідні дані зі старої системи в нову і помістить їх в окрему групу Реєстру звітів - «імпортовані».

Перевірка правильності заповнення ЗВІТІВ

Правильність заповнення Ваших звітів автоматично перевіряється програмою за методиками перевірок контролюючих органів. Заповніть звіт і запустіть функцію перевірки. Якщо «Медок» знайде помилку в ході перевірки вона буде виділена червоним кольором. А в нижній частині вікна з'явиться повідомлення з докладною інформацією про помилку. Це позбавить Вас від необхідності довгої ручної повторної перевірки виконаної роботи, і Ви можете бути абсолютно впевнені, що звіт заповнений без помилок.

Накладання електронного цифрового підпису (ЕЦП)

Система «Медок» є надійним засобом накладання ЕЦП. Ви зможете додати юридичну силу будь-якого документу, створеному в «Медок», і в лічені секунди відправити його в контролюючі органи по електронній пошті. Процес підписання документів ЕЦП в системі «Медок» дуже простий. Програма покроково «проведе» користувача по всій послідовності дій для підписання документів ЕЦП.

ПОДАЧА ЗВІТІВ В ДЕРЖАВНІ ОРГАНИ З ВИКОРИСТАННЯМ ЕЦП

Створені та підписані ЕЦП документи в «Медок» Ви зможете подати:
- До Державної фіскальної служби України,
- До Пенсійного фонду України,
- У Державний служби статистики України.

Це саме ті державні органи, які вже зараз мають відділи обробки електронної звітності.
Надалі, у міру переходу всіх державних органів і відомств на електронну систему подачі/прийому звітності, в «Медок» будуть автоматично вноситися відповідні доповнення, а перелік органів, з якими можна буде «спілкуватися» з допомогою Інтернет, значно розшириться.



ФОРМУВАННЯ ЗАЯВОК ДЛЯ ОТРИМАННЯ ЕЦП

Для спрощення процедури отримання сертифікатів ЕЦП розробники передбачили в «Медок» сервіс формування заявок на отримання сертифікатів в сертифікаційному центрі. Заявка буде заповнена на підставі даних з картки Вашого підприємства. Це значно заощадить час на заповнення необхідних полів і виключить помилки при введенні.


РОБОТА з податковими накладними

«Медок» - справжній експерт у роботі не тільки з бухгалтерськими звітами, але і з податковими накладними. Працюючи в новій програмі, Ви з легкістю створите, підпишете ЕЦП і збережете податкові накладні в одній комп'ютерній системі.
Модуль «Обмін Податковими накладними» дозволяє обмінюватися підписаними ЕЦП податковими накладними з контрагентами без паперового дублювання. При цьому Ви можете приймати або відхиляти податкову накладну від контрагента з коментарями до неї. Ця функція значно спростить Вашу роботу з клієнтами, партнерами та підрядниками і заощадить Ваш час і гроші!

Слід зазначити, що в «Медок» враховуються всі вимоги вступило в дію Податкового кодексу, який передбачає реєстрацію податкових накладних, сума яких перевищує 500 000 гривень (ліміт за станом на 1 квітня 2011 року). У «Медок» реалізована унікальна функція реєстрації податкових накладних в «Єдиному реєстрі податкових накладних». Ви можете підписати податкову накладну ЕЦП, відправити її на сервер ДПАУ і отримати квитанцію про реєстрацію в Єдиному реєстрі, а також результати перевірки податкових накладних контрагентів на реєстрацію в Реєстрі.


РОЗШИФРОВКА ПОКАЗНИКІВ ПОДАТКОВОЇ ДЕКЛАРАЦІЇ

Розділ «Податкова декларація з ПДВ» був створений для полегшення роботи бухгалтера при формуванні Декларації по ПДВ і роботі з нею. У цьому розділі реалізована функція розшифровки показників, що входять до складу Декларації з ПДВ. Тепер швидко і без особливих зусиль можна вибрати певний період відображення даних декларації, вибрати комірку з цікавлять показником, і «Медок» тут же відобразить строчки саме з тими даними, на основі яких була сформована сума в вибраній комірці декларації


ВІДПРАВКА ДОКУМЕНТІВ ПО ЕЛЕКТРОННІЙ ПОШТІ

«Медок» передбачає можливість відправки створених в системі документів по електронній пошті без використання додаткових програм для відправки повідомлень через Інтернет. Це суттєво спростить та прискорить процес обміну інформацією з контролюючими органами та контрагентами.
А сервіс автоматичної обробки пошти звільнить від необхідності чекати повідомлення про доставку документа або квитанції про його прийняття перед комп'ютером. Програма сама через певний проміжок часу перевіряє скриньку електронної пошти на наявність нових повідомлень. Коли нове повідомлення буде отримано, програма сповістить користувача про цю подію.


ДОВІДКИ ВІД ДЕРЖОРГАНІВ

З «Медок» Ви будете оперативно отримувати інформацію про загальний стан розрахунків підприємства з бюджетом і довідку про наявність або відсутність заборгованості. Зробіть запит, і Ви швидко отримаєте акт звірки, не відходячи від робочого місця
Також в програмі реалізована можливість звірки ІПН контрагентів з базою платників ДПАУ. Ви зможете перевіряти правильність поданого інформації ще до її відправки до податкової.




БЕЗПЕКА І КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ

Крім конфіденційності та захисту інформації, яку забезпечує можливість накладення в «Медок» ЕЦП, системою передбачена індивідуальна настройка рівня доступу до документів і модулям програми - Ви самі визначаєте, хто і в якому обсязі буде мати доступ до того чи іншого документа